Digitale Archivierung

In den Verfassungsorganen, Behörden, Gerichten und sonstigen Stellen des Landes Thüringen ist die Erzeugung von elektronischen Unterlagen, insbesondere seit der Einführung des E‑Government im Rahmen der Verwaltungsreform, selbstverständlich geworden. Die Archive, die den gesetzlichen Auftrag haben, archivwürdige Unterlagen der Behörden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu übernehmen, stehen durch die neuen digitalen Organisationsformen und Aufzeichnungsmedien vor einer völlig neue Herausforderungen.

Digitale Informationen sind flüchtig, benötigen technische Hilfsmittel für ihre Interpretation und unterliegen einer doppelten Obsoleszenz: Sowohl Datenträger als auch Datenformate veralten durch technischen Fortschritt und werden langfristig nicht mehr les- bzw. interpretierbar. Um Informationsverlust zu verhindern, muss das Augenmerk der digitalen Archivierung, neben der Erhaltung der Dateien und ihrer Lesbarkeit, auf der Bewahrung von Information und Kontext liegen.

Die verschiedenen Arten digitaler Objekte wie bspw. Elektronische Akten (E-Akten), Daten aus Fachanwendungen, strukturierte und unstrukturierte Dateisammlungen sowie Netzressourcen aus Intranet- und Internetauftritten unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Eigenschaften und damit auch hinsichtlich ihrer Anforderungen an Sicherung und Archivierung. Das Thüringische Hauptstaatsarchiv Weimar erhielt 2012 den Projektauftrag, ein Digitales Magazin zur Archivierung elektronischer Unterlagen für den Freistaat Thüringen einzurichten.

Empfehlungen zur Anbietung und Übergabe elektronischer Unterlagen: Hinweise für Behörden des Freistaats Thüringen zu Dateiformaten und Übergabeverfahren