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Informationen für Behörden

Behörden, Gerichte und sonstige Stellen des Landes Thüringen sowie der Aufsicht des Landes Thüringen unterstehende Einrichtungen sind laut Thüringer Archivgesetz verpflichtet, alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, der zuständigen Abteilung des Landesarchivs Thüringen anzubieten. Auch nachgeordnete Stellen des Bundes auf dem Gebiet des Freistaates Thüringen unterliegen in der Regel dieser Anbietungspflicht gegenüber dem Landesarchiv Thüringen. Ihren Ansprechpartner finden Sie über das Zuständigkeitsverzeichnis.

Behördenberatung

Eine wesentliche Aufgabe der Archive ist die Beratung der Behörden und Einrichtungen bei der Schriftgutverwaltung und der Sicherung ihrer Unterlagen im Hinblick auf eine spätere Archivierung.

Behördeninformationstage im Archiv

In einzelnen Staatsarchiven werden Behördeninformationstage durchgeführt. Sie dienen insbesondere der Vermittlung der rechtlichen Grundlagen für die Anbietung und Bewertung des Verwaltungsschriftgutes und der Abstimmung eines effizienten Aussonderungsverfahrens. Bei einer Führung durch das Archiv können die Behördenmitarbeiter die unterschiedlichen Arbeitsbereiche der Archivare kennenlernen und den Weg der Akten in die Magazine bis zur Benutzung im Lesesaal verfolgen. Für genauere Informationen wenden Sie sich bitte an das Landesarchiv Thüringen: Kontakt.

Schulungen für Registraturmitarbeiterinnen und -mitarbeiter

Das Hauptstaatsarchiv Weimar bietet zusammen mit dem Thüringer Innenministerium im Rahmen des Landesfortbildungsprogramms zweimal jährlich ein zweitägiges Seminar "Aufgaben und Praxis der Schriftgutverwaltung" an. Es richtet sich vor allem an Mitarbeiter, die in der Schriftgutverwaltung tätig sind und behandelt die zentralen Themen Aktenordnung, Aktenplan, Anbietung und Aussonderung sowie die Anwendung des Dokumentenmanagementsystems VIS im Hinblick auf diese Aufgaben.

Rechtsgrundlagen

Die nachfolgenden mit dem Symbol  versehenen Links öffnen eine neue Webseite im Serviceportal Landesrecht Thüringen. Hier wird die jeweils gültige Fassung der Vorschrift angezeigt. Mit einem Mausklick auf den Reiter "Aktuelle Gesamtausgabe" gelangen Sie zum vollständigen Rechtstext. Über das Druckersymbol oben rechts können Sie anschließend die gesamte Vorschrift drucken.

Hinweis: Die hier zusammengestellten Rechtsgrundlagen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Darüber hinaus gelten die speziellen Rechtsgrundlagen einzelner Ressorts und ihrer Geschäftsbereiche.

 

Aussonderung

Die Anbietung, Bewertung und Übernahme von behördlichem Schriftgut ist ein mehrstufiges Verfahren. Das folgende Ablaufschema soll Ihnen zur Orientierung dienen. In Absprache mit dem betreuenden Archivar sind abweichende Regelungen möglich.

Auch digitale Daten sind anbietungspflichtig. Bitte bedenken Sie dies bereits bei der Einführung von Fachverfahren und IT-Anwendungen und fragen Sie bei Ihrem zuständigen Archiv nach. Weitere Informationen finden Sie unter Digitale Archivierung und in den Empfehlungen zur Anbietung und Übergabe elektronischer Unterlagen.

 

  • Anbietung von Schriftgut

    Kontaktieren Sie vor jeder Aktenanbietung den für Ihre Behörde zuständigen Archivar bzw. das zuständige Archiv (Zuständigkeitsverzeichnis). Dieser entscheidet über das geeignete Anbietungsverfahren.

    Die Anbietung erfolgt nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in der Regel durch:

    • Einzelauflistung der Unterlagen in einem Aussonderungsverzeichnis oder
    • im Ausnahmefall als summarische Anbietung (z.B. bei massenhaft gleichförmigen Akten).

    Ausnahmen von der Anbietung:

    • Auf Grundlage von Kassationsvereinbarungen (vereinfachte Kassation) mit dem zuständigen Staatsarchiv können Unterlagen ohne Anbietung vernichtet werden.
    • Auf Grundlage von Übernahmevereinbarungen wird beim normierten Bewertungsverfahren eine Auswahl von Akten übernommen.
    • Auf Grundlage von Übernahmevereinbarungen werden alle Unterlagen übernommen.

    Nähere Informationen zur Anbietung entnehmen Sie dem Merkblatt zur Anbietung von Unterlagen sowie den  Aussonderungsverzeichnissen (siehe Seitenende).

     

  • Bewertung

    Das Staatsarchiv prüft die angebotenen Unterlagen auf Archivwürdigkeit. Dies geschieht im Benehmen mit der Behörde, d.h. für Ihre Hinweise auf möglicherweise archivwürdige Unterlagen sind die Archivare dankbar.

    Archivwürdig sind Unterlagen, die als Quellen für die Forschung oder der Rechtswahrung dienen. Gegebenenfalls müssen die Archivare die angebotenen Unterlagen vor Ort einsehen, um ihre Bewertungsentscheidung treffen zu können.

    Die Bewertungsentscheidung wird Ihnen schriftlich mitgeteilt. Die als archivwürdig eingestuften Unterlagen sind dem Staatsarchiv zu übergeben. Die übrigen Unterlagen – sofern keine Sonderregelungen getroffen werden – sind von Seiten des Staatsarchivs zur Vernichtung freigegeben.

     

  • Übergabe

    Das Archivgut wird in der Behörde zur Übergabe vorbereitet. Es ist ein Ablieferungsverzeichnis und ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Die Akten sind technisch zu bearbeiten, zu beschriften und zu verpacken. Für den Transport der Unterlagen zum Archiv ist die abgebende Stelle verantwortlich.

    Nähere Informationen zur Übergabe:

     

  • Merkblätter

    Die Merkblätter enthalten organisatorische und technische Hinweise für die Zusammenarbeit der Thüringischen Staatsarchive mit Behörden des Freistaats. Die Archivare der Thüringischen Staatsarchive stehen Ihnen gern beratend zur Seite.

  • Aussonderungsverzeichnisse

    Die nachfolgenden Aussonderungsverzeichnisse dienen Ihnen zur Orientierung. Existieren Datenbanken oder elektronische Aktenverzeichnisse, können diese zur Erstellung von Aussonderungsverzeichnissen genutzt werden. Bitte kontaktieren Sie vor jeder Aktenanbietung den für Ihre Behörde zuständigen Archivar. Ein Behördenkataster der Einrichtungen des Freistaats Thüringen finden Sie im Zuständigkeitsverzeichnis.

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